Privacyverklaring

Reprocart BV gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van klanten, contactpersonen en bezoekers van reprocart.be. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang we ze bewaren en welke rechten u hebt. We volgen daarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Reprocart BV
Klein Frankrijkstraat 11
9600 Ronse, België
Ondernemingsnummer: BE 0474.999.694
E-mail: info@reprocart.be
Telefoon: 055 75 01 00

Voor elke vraag over uw gegevens kunt u op dat adres terecht.

2. Welke gegevens we verwerken

We verwerken alleen gegevens die u zelf aan ons bezorgt of die nodig zijn om de website te laten werken:

• Contactformulier: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw vraag.
• Prijsaanvraag en registratie: bedrijfsnaam, aanspreking en naam van de contactpersoon, adres, btw-nummer, telefoon- en faxnummer, e-mailadres en de gegevens van uw aanvraag (printers, cartridges, aantallen en opmerkingen).
• Klantenzone: uw inloggegevens, uw printers, offertes, bestellingen en ophaalaanvragen voor lege cartridges.
• Facturatie: de gegevens die nodig zijn om te factureren en onze boekhouding te voeren.
• Technische gegevens: uw IP-adres, het type browser en het tijdstip van uw bezoek, zolang uw sessie loopt.

We vragen geen gevoelige gegevens, zoals gegevens over gezondheid of rijksregisternummers. Onze diensten richten zich tot organisaties; de persoonsgegevens die we verwerken zijn meestal die van uw contactpersonen.

3. Waarvoor en op welke grond

• Uw vraag of prijsaanvraag beantwoorden. Dit is nodig om op uw verzoek een offerte of antwoord te bezorgen (maatregelen vóór een overeenkomst).
• Bestellingen, leveringen, ophalingen en service uitvoeren. Dit is nodig voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.
• Facturen opmaken en de boekhouding voeren. Dit is een wettelijke verplichting.
• De website en de klantenzone veilig laten werken, misbruik voorkomen en fouten opsporen. Dit is ons gerechtvaardigd belang.
• U als klant informeren over uw lopende dossiers, zoals een offerte, een ophaling of een creditnota. Dit hoort bij de uitvoering van de overeenkomst.

We sturen u geen reclame per e-mail zonder dat u daar toestemming voor gaf, en we nemen geen beslissingen over u die alleen op geautomatiseerde verwerking steunen.

4. Cookies

Reprocart.be gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig. We gebruiken geen analytische cookies, geen reclamecookies en geen cookies van sociale media.

• ci_session: houdt uw sessie bij, bijvoorbeeld uw aanmelding in de klantenzone en de inhoud van een prijsaanvraag. Bij de sessie bewaren we uw IP-adres en browsertype, om sessies te beveiligen. De sessie verloopt na 2 uur zonder activiteit.
• language: onthoudt of u de site in het Nederlands of het Frans bekijkt. Deze cookie blijft ongeveer een week bewaard.

Het lettertype van de website laden we via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google uw IP-adres. Google plaatst hierbij geen cookies.

U kunt cookies altijd wissen of blokkeren in de instellingen van uw browser. Zonder sessiecookie werken de prijsaanvraag en de klantenzone niet.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen of verhuren uw gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is voor de doeleinden hierboven:

• met dienstverleners die in onze opdracht werken, zoals onze hostingpartner, onze e-mailprovider en de leverancier van onze boekhoud- en facturatiesoftware;
• met vervoerders of partners die een levering of ophaling voor u uitvoeren;
• met onze boekhouder en met overheden, als de wet dat oplegt.

Met dienstverleners die persoonsgegevens voor ons verwerken, maken we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Uw gegevens blijven in principe binnen de Europese Economische Ruimte. Gebeurt een doorgifte daarbuiten, zoals bij Google Fonts, dan steunt die op de waarborgen die de AVG voorschrijft.

6. Hoelang we gegevens bewaren

• Vragen via het contactformulier: zolang nodig om uw vraag af te handelen, en daarna maximaal 2 jaar.
• Prijsaanvragen zonder vervolg: maximaal 2 jaar na de aanvraag.
• Klant- en accountgegevens: zolang u klant bent, en daarna maximaal 2 jaar.
• Facturen en boekhoudstukken: 10 jaar, zoals de wet voorschrijft.
• Sessiegegevens: worden automatisch verwijderd nadat de sessie verlopen is.

7. Hoe we uw gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Zo verloopt het verkeer met de website versleuteld, slaan we wachtwoorden alleen versleuteld op (wij kunnen uw wachtwoord niet lezen) en hebben alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben toegang tot uw gegevens.

8. Uw rechten

U hebt het recht om:

• uw gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• uw gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of aan een ander te laten bezorgen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Een groot deel van uw gegevens kunt u zelf aanpassen in de klantenzone. Voor al het andere mailt u naar info@reprocart.be. We antwoorden binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders uw gegevens opvraagt, kunnen we u vragen om uw identiteit te bevestigen.

9. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, zodat we het samen kunnen oplossen. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten of de wet veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.